電子取引データを
「誰でもかんたんに・手間なく・安全に」
始められる電子保存ツール
請求書や領収書などをメールやペーパーレスFAXで受け渡しする「電子取引データ」。従来は印刷した紙での保存が認められていましたが、令和3年度電帳法改正により電子データのまま保存する制度に変更され、2024年1月より新制度が本格スタートします。
InformationGuard EX「かんたん電子保存キット」では、法令で求められた保存文書の「真実性」を確保する改訂削除の記録機能を備え、また「可視性」を確保する充実の検索機能も備えることで、電子取引データの簡単かつ確実な電子保存を支援します。
電子帳簿保存法改正にともなう「電子取引データの電子保存」制度
電子取引データの電子保存とは、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。
具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。
電子保存に必要な２つの要件とは
真実性の確保
その記録が改ざんなどされていない本物と確認できるように以下のいずれかの備えが必要です。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- データに速やかにタイムスタンプを押す
- データの訂正削除が記録または禁止されたシステムでデータを受け取り保存する
- 不当な訂正削除を防止する事務処理規程を整備・運用する
InformationGuard EX「かんたん電子保存キット」は③の「データ保存」に関する要件を満たします。
データの授受において不当な訂正削除を防ぐため、あわせて④の措置を講じる必要があります。
可視性の確保
その記録を必要な時にいつでも視認・確認できる状態を確保するために以下の備えが必要です。
- 保存場所にPCやプログラム、ディスプレイ、プリンターの各設置と操作マニュアルを用意し、データを整然・明瞭・速やかに出力できる
- 自社開発システムの場所はシステム概要書類を備え付ける
- 下記の検索機能を備える
1）取引年月日・取引金額・取引先で検索できる
2）日付または金額の範囲を指定して検索できる
3）2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
InformationGuard EX「かんたん電子保存キット」は③の機能を備えています。
UTM(統合脅威管理)内蔵ネットワークストレージ搭載で安心
InformationGuardはオフィスのデータを保存する「ストレージボックス」であり、インターネットからの脅威をブロックする為に異なる複数のセキュリティ機能を有した「UTM（統合脅威管理）」でもあります。
オフィスのデータを確実に保存して漏えいや消失を防止し、また悪意ある攻撃がオフィス内ネットワークへ侵入することを防止して情報の流出を防ぎます。
難しい専門知識は不要で、安心のサポート体制で導入から運用までまるごとサポートしますので、ネットワーク管理に自信がなくても手軽に運用を開始していただけます。まずはお気軽にご相談ください。
主な仕様
| 型番 | IG-EDS1 | |
|---|---|---|
| 対応機種 | IPB-8550 / IPB-8350 / IPB-8050 | |
| 文書の登録 | 登録方法 | InformationGuard EX Tool Webインターフェース |
| 登録対象の ファイル保存場所 |
ローカルフォルダ―（USB接続端末を含む） ネットワーク共有フォルダ―（IG EXを含む） |
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| 登録可能なファイル形式 | PDFファイル：pdf 画像ファイル：jpg/jpeg、png、gif、tif/tiff Office文書：doc/docx、xls/xlsx、csv EDIファイル：edi |
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| IG EX Toolインライン 表示対象形式 |
pdf、jpg/jpeg、png、gif | |
| 登録必須項目 | 取引先名、取引金額、通貨記号（￥または＄）、取引年月日 | |
| 任意登録項目 | 文書分類、追加分類（最大2件） | |
| 保存文書の表示 | Webインターフェース | |
| 保存文書の 検索 |
簡単検索（AND検索） | 検索項目：ファイル名・取引先（部分一致） |
| 結果表示件数：最大1,000件 | ||
| 詳細検索（AND検索） | 取引年月日（日付・期間・今年・昨年で指定） 取引先（完全一致） 取引金額（完全一致・範囲指定） 削除文書 文書分類（完全一致） 追加分類（完全一致） |
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| 文書の 操作権限 |
管理者ユーザー | 登録、閲覧、検索、訂正、削除（論理削除）、完全削除（物理削除） |
| 権限ユーザー | 登録、閲覧、検索、訂正、削除（論理削除） | |
| その他ユーザー | 登録 | |
| 保存文書一覧 エクスポート |
出力形式 | CSV |
| 出力項目 | ファイルパス・取引先名・取引金額・取引年月日・作成日時・更新日時・文書分類・追加分類 | |
| 保存文書の 操作ログ |
ログ対象操作 | 登録、訂正、削除（論理削除）、完全削除（物理削除） |
| 訂正ログの記録項目 | 取引先名・取引金額（通貨記号）・取引年月日・文書分類・追加分類 | |
| 訂正ログの記録内容 | ユーザー名・操作時刻・訂正/削除の項目・訂正前後の内容・訂正/削除の理由 | |
| ログの保存 | Web表示：直近10万件（手動操作） | |
| CSVローカル保存：直近10年間（自動保存） | ||
| 保存文書の バックアップ |
バックアップ先 | ローカル※1・ネットワーク・InformationGuard Cloud |
| 保持情報 | ファイル・文書情報・操作履歴・過去ログ | |
| 保存世代数 | 1 | |
| リストア | 対応 | |
| 動作環境 | InformationGuard EX Tool 対応OS※2 |
Windows 8.1以降、Windows Server 2012以降の日本語OS |
| Webインターフェース 動作確認ブラウザー※3 |
Microsoft Edge 88/89、Firefox 85.0/86.0、 Safari 14.0、Chrome 88.0 | |
※1 USB接続外付けHDDおよびミラーリング＋バックアップ構成時のバックアップ用内部HDDは対象外です。
※2 2023年1月現在。最新の対応OSについてはお問い合わせください。
※3 画面サイズ1024×768以上で表示できる端末に限ります。